Тетрадь, таблица или программа: когда мастерской пора менять учёт

Звонит человек: «Здравствуйте, я телефон вам позавчера приносил, что там?» Мастер прижимает трубку плечом, листает тетрадь, находит четыре записи про Redmi и ни в одной не понимает, какая из них эта. Спрашивает фамилию. Фамилию он тоже не записал.

Дальше начинается неловкое: «перезвоню через пять минут». Пять минут уходят на то, чтобы найти сам аппарат на полке и вспомнить, договаривались ли о цене.

Мне вообще пора?

Честный ответ — не обязательно. И это единственный вопрос, на который в статьях про CRM никогда не отвечают «нет», потому что пишут их те, кто эти CRM продаёт.

Порог при этом посчитан, только смотреть надо не в статьи, а в чужие прайсы.

ПроМастер держит бесплатный тариф с потолком в 30 заказов в месяц. Один сотрудник, одна точка, дальше платно. RO App за €15 в месяц отдаёт 100 заказов за 30 дней — это его самый дешёвый тариф, Hobby, и название говорит само за себя.

Сложите: два независимых разработчика провели границу в одном и том же месте. До одного заказа в день программа не стоит денег вообще, на трёх в день дешёвые тарифы заканчиваются. Между этими цифрами и лежит момент, когда стоит задуматься.

Для сравнения: у нас в «Формуле Ремонта» с первого дня работы прошло 19 953 заказа. Первый — 12 мая 2021 года, iPhone XR на замену стекла за 4 800 рублей. За 1 918 дней это в среднем десять заказов в день. На таком потоке тетрадь не обсуждается — вопрос только в том, какая программа.

Пять признаков, что уже пора

Каждый признак проверяется за минуту и ничего не требует, кроме честности.

1. Вы не можете ответить, где аппарат, не вставая со стула. Клиент на телефоне, а вам нужно дойти до полки и посмотреть глазами.
2. Второй человек в мастерской не видит ваших записей. Пока вы один, тетрадь работает. Появился приёмщик или второй мастер — и тетрадь стала личным дневником.
3. Клиент вернулся через полгода, и истории нет. Что меняли, какая деталь стояла, была ли гарантия — всё это помнит только тот, кто чинил, и то не всегда.
4. Вы забыли позвонить, когда аппарат был готов. Он лежал на полке неделю, клиент нервничал, а вы были уверены, что его уже забрали.
5. Выручка за месяц становится известна только после вечера с калькулятором. Не «примерно», а точно, с разбивкой по мастерам и по типам ремонта — и не через три дня после конца месяца.

Что именно ломается в таблице

Excel не виноват — он честно делает то, для чего сделан, и считает числа в клетках. Ломаются пять вещей вокруг него.

Сколько это стоит в деньгах

Цены сняты со страниц разработчиков 12 августа 2026 года, и меняются они быстро: у LiveSklad ещё три дня назад лестница заканчивалась на 8 400 рублях, а сегодня в ней два новых тарифа.

Итог для мастерской на двух-трёх человек: от тысячи до двух с половиной тысяч рублей в месяц. Это цена одного среднего ремонта. Дальше решайте сами — но решайте в этих единицах, а не в ощущении «дорого».

Подробное сравнение по функциям, а не по одним деньгам, у нас в отдельном разборе: программа для сервисного центра — что реально нужно мастерской на 2–5 человек.

А бесплатное есть?

Есть, и его стоит попробовать до всякой оплаты.

Бесплатный тариф ПроМастера — это не демо на две недели, а рабочий режим: один сотрудник, одна точка, тридцать заказов в месяц, при этом внутри и склад, и отчёты, и интеграции. Мастерской, где работает один человек, этого может хватить надолго.

Пробные периоды у остальных короче: семь дней у LiveSklad и RO App, четырнадцать у ПроМастера. Семи дней хватает, чтобы понять интерфейс, но мало, чтобы понять, приживётся ли он. Заводите пробный период не в конце месяца, а в начале, и заносите в него настоящие заказы, а не выдуманные.

Чем платят за бесплатное: потолком в тридцать заказов и одним сотрудником. Как только в мастерской появляется второй человек, бесплатный тариф кончается — и это ровно тот же порог, что и во втором признаке выше.

Учётная программа и CRM — это не одно и то же

Здесь путаница, из-за которой люди покупают не то.

Учётная программа отвечает за железо. Аппарат приняли, записали, отдали мастеру, поставили статус, напечатали квитанцию, выдали, посчитали зарплату. Всё это про технику, которая уже у вас на полке.

CRM отвечает за разговоры до того, как техника приехала. Человек написал на Авито в одиннадцать вечера, спросил цену, получил ответ, дошёл до мастерской. Или не дошёл, потому что никто не ответил.

Это разные задачи, и в одной программе они обычно не живут. У нас в «Формуле Ремонта» так и есть: заказы ведутся в LiveSklad, а обращения из пяти каналов — в собственной CRM. За июль в неё пришло 474 обращения, 395 из них с Авито. К учёту заказов эти 474 разговора не имеют отношения вообще: большая их часть до заказа не доходит.

Раз уж речь зашла о честности, скажем и о минусе той программы, которой пользуемся сами. В интерфейсе LiveSklad поиск по заказам есть, а вот в её API поиска по тексту нет: чтобы найти заказ по слову в описании неисправности, приходится перебирать базу страницами, и упираешься в лимит запросов. Пока вы работаете руками, это незаметно. Как только захочется связать программу с сайтом или ботом — выясняется быстро. Спрашивайте про API до оплаты, а не после.

Как переехать и не потерять базу

1. Выгрузите то, что есть, в CSV. Из Excel — напрямую, из тетради — руками, но только клиентов и незакрытые заказы, а не всю историю за три года.
2. Заведите в программе незакрытые заказы. Не всю базу. Всё, что уже выдано, пусть остаётся в старом файле — он никуда не денется.
3. Месяц ведите параллельно. Да, двойная работа. Зато вы увидите, чего программе не хватает, пока откат ещё возможен.
4. Закройте тетрадь только тогда, когда в программе прошёл полный цикл: приняли, починили, выдали, посчитали деньги за месяц. Если хоть один шаг не прошёл — переезд не закончен.

Чаще всего срывается третий шаг: параллельную работу бросают на второй неделе, потому что «и так понятно». Через месяц выясняется, что в программе нет половины заказов, и всё начинается заново. Как наша мастерская переехала в свою CRM за два дня и сверила кассы до копейки, разобрано отдельно.

Что запомнить

• Границу нарисовали сами разработчики: до одного заказа в день программа бесплатна, на трёх дешёвые тарифы кончаются.
• Считать надо не заказы вообще, а признаки: второй человек, история клиента, забытый звонок, неизвестная выручка.
• Для мастерской на двух-трёх человек это тысяча — две с половиной тысячи рублей в месяц, то есть один средний ремонт.
• Учётная программа и CRM закрывают разные задачи, и одна другую не заменяет.

Короткие ответы на частые вопросы