Своя CRM: шесть доработок и сколько дней ушло на каждую

Переезд за два дня

Сначала я записал себе задачу «полная копия» покупной программы. Тем же вечером список урезал: продажи, склад, задачи, прайсы поставщиков и объявления вычеркнул (склад на следующее утро вернул). Остались заказы, клиенты, кассы, зарплата мастеров и настройки.

При переезде самое ценное — история. По любому старому заказу клиент может прийти на гарантию, и его надо найти за минуту. 7 сентября утром были готовы экраны, они повторяют старую программу один в один. Историю я перенёс заранее, а вечером докинул то, что набежало за день, и запустил сверку с живой старой программой. Заказы, клиенты, чеки и все три кассы сошлись до копейки, расхождений ноль. Наутро приёмка открыла смену уже в новой системе.

Просьба из рабочего чата

У мастеров есть рабочий чат в MAX, бот сидит там же. 3 августа администратор написал туда: «@bot Скинь цены на тонометры для отчёта». Бот ответил: «Не нашёл заказ. Назовите номер вида A019356». Формально он прав) Любая просьба без номера заказа уходила у него в поиск заказов.

В тот же день я добавил новый тип просьбы — «по базе», без заказа и клиента. Таблицу прайса бот присылает в чат файлом, на вопрос по правилам мастерской отвечает по нашим документам. И проверял я тем же сообщением: в чат пришёл файл «Прайс AND.XLSX».

Вторая мастерская — второй кабинет

Кроме телефонов, мы чиним тонометры, и у них своя база. Когда переезжали, проще всего было завести тонометры второй точкой в той же базе. Этот вариант я отбросил: номера заказов у обеих начинаются с буквы A и пересеклись бы. Себе я тогда записал так: «Там совершенно разная техника, разные склады, разные цены, всё совсем другое, они не должны пересекаться».

С двумя кабинетами вылезла мелочь. Один браузер помнил один вход: чтобы из телефонов попасть в тонометры, надо было выйти и войти заново. Выйти, войти, выйти. Ежедневная боль.

11 сентября утром в шапке появился переключатель. Под одной почтой теперь несколько кабинетов, переход идёт без пароля. А у кого кабинет один, тот переключателя не видит. В тот же день мы закончили перенос базы тонометров. На всё ушёл день.

Гостиница: свободные номера в чате

С августа на той же системе работает гостиница. Бот стоит у неё на сайте, кабинет заведён 14 августа. В первой версии на вопрос о датах бот отправлял гостя в форму бронирования, и тот сам искал, что свободно.

На второй день, 15 августа, бот научился отвечать сам. Он спрашивает даты и число гостей, берёт свободные номера и цены из системы бронирования, которая стоит на сайте гостиницы, и показывает их в чате. Сама бронь и оплата остаются в официальной форме. Вот переписка 27 августа, гость писал вечером:

Как устроен такой модуль бронирования, подробно расписано на ChatOffice.

QR на предоплату и срок по дате заезда

Хозяйка гостиницы с самого начала просила оплату по QR. В системе бронирования есть своя онлайн-оплата. Но она берёт 2% с каждой брони. Для гостиницы это дорого, подключать не стали. Схема получилась такая: гость бронирует номер через форму на сайте и оставляет почту, ему приходит письмо с QR на предоплату, он платит из приложения банка и присылает чек ответом на письмо.

Для этого гостинице понадобился ящик на своём домене: почты на домене не было вовсе. 27 августа я завёл ящик и направил туда оповещения системы бронирования. Заодно выяснилось, что о бронях с сайта гостиница по почте не узнавала: такого источника в оповещениях просто не было. 28 августа по новой схеме пошли живые брони, ушло два дня.

QR делается на каждую бронь отдельно, по ГОСТ Р 56042. Сумма уже внутри кода, в назначении платежа стоят номер брони и фамилия гостя. Раз в две минуты служба проверяет почту: новая бронь — письмо гостю с QR, ответ с чеком — письмо администратору, просрочка — напоминание гостю, потом письмо администратору. Гость получает вот такой текст:

4 сентября хозяйка прислала мне скриншот письма «Бронь … не оплачена». Гость забронировал номер в десять минут первого ночи с заездом через восемь дней, а срок оплаты истёк в полдень того же дня. Она спросила, можно ли брать оплату за сутки до заезда и «сможет ли он определять период». Вопрос справедливый: до заезда оставалось больше недели. Гостя уже записали в неплательщики.

Смог. В тот же день срок оплаты стал считаться от даты заезда. Числа назвала хозяйка: при дальнем заезде на оплату двое суток, письмо администратору уходит через три часа после напоминания, крайний срок — за сутки до заезда. Час крайнего срока, полдень, выбрал я, чтобы письма не уходили ночью.

Чужие системы и обходные пути

Сделать получается почти всё, о чём просят. Почти — потому что часть работы живёт в чужих системах. Форма бронирования, банк и сама система бронирования делают то, что умеют. И переписать их я не могу, поэтому ищу обход:

Новые брони служба узнаёт из писем, которые система бронирования шлёт на ящик гостиницы. Другого входа у неё для нас нет, поэтому ящик на домене понадобился первым делом.

Как прислать идею

Опишите, что у вас сейчас делается руками, сколько раз в день и что должно получаться в итоге. Хватит пары фраз, как у нашего администратора: «Скинь цены на тонометры для отчёта». Если переезжаете из другой программы, напишите её название.

Форма внизу страницы — самый короткий путь: заявка с текстом идеи приходит мне сразу. Новые разборы выходят в канале Сервисологии в Telegram и MAX. Сравнение готовых программ для мастерской лежит в отдельном разборе, а как устроена CRM для сервисного центра на ChatOffice, расписано в блоге ChatOffice.

Что у вас в мастерской до сих пор переписывают руками из одной программы в другую?

Частые вопросы